Privacy Verklaring
Köhler Autoverhuur B.V. is een familiebedrijf sinds 1930. Wij hebben een vestiging in Delft en een vestiging in Den Haag.
Ons hoofdkantoor is gevestigd op de Binckhorstlaan 130, 2516 BE Den Haag, wij zijn bereikbaar onder telefoonnummer (070) 3809094 of per email
Köhler Autoverhuur B.V. hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacy verklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.
Köhler Autoverhuur B.V. houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt;
- verwerking van uw persoonsgegevens beperkt blijft tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hier op willen wijzen en deze respecteren.
Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via bovenstaande contactgegevens
Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?
Reservering
Voor een reservering of offerte, hebben wij minimaal de volgende gegevens van u nodig:
- Geslacht
- Volledige naam
- Geboortedatum: Deze is nodig om te beoordelen of u oud genoeg bent om in één van onze huurauto’s of in de gevraagde klasse kunt rijden. Ook de hoogte van het eigen risico is afhankelijk van uw leeftijd.
- Telefoonnummer: Een telefoonnummer hebben wij nodig om u te bellen als wij nog vragen hebben over uw reservering.
- E-mailadres: Uw e-mailadres gebruiken wij om de reservering of offerte aan u te kunnen mailen.
Huurovereenkomst
Deze gegevens hebben wij van u nodig wanneer u de huurauto bij ons komt ophalen en er een huurovereenkomst tot stand komt:
- Geslacht
- Volledige naam
- Adresgegevens
- Geboortedatum
- Geboorteplaats
- Telefoonnummer: Uw telefoonnummer gebruiken wij alleen zodat onze medewerkers in contact met u kunnen komen over uw reservering of huurovereenkomst.
- E-mailadres: Wij registreren uw e-mailadres om tijdens of na de huur een factuur te kunnen sturen of om in contact met u te komen over zaken die betrekking hebben op de huur.
- Adreslegitimatie (indien u woonachtig bent in Nederland): Wij vragen een bevestiging van uw huisadres om onszelf ervan te verzekeren dat u een vast huisadres heeft in Nederland. Alleen voor- en achternaam en huisadres worden door ons geregistreerd.
- Rijbewijsgegevens: Wij hebben uw rijbewijs nodig om u te kunnen identificeren, maar ook om te kunnen verifiëren en aan te tonen dát u in het bezit bent van een geldig rijbewijs. Daarnaast kunnen wij aan de hand van uw rijbewijs controleren hoe lang u in het bezit bent van uw rijbewijs. Wij verhuren namelijk uitsluitend aan personen die minimaal 1 jaar in het bezit zijn van een geldig rijbewijs.
- Lokale verblijfsgegevens en / of vluchtgegevens (kopie vliegticket) (indien u in het buitenland woont)
- Paspoort- of ID gegevens (indien u in het buitenland woont)
- Internationaal rijbewijs (indien uw rijbewijs in een niet westers schrift is geschreven)
- Betaalgegevens: Indien u met creditcard betaalt, dan wordt uw creditcardnummer geanonimiseerd (gedeeltelijk) weergegeven.
Hoe gaan wij om met uw gegevens?
Auto Verhuur Systeem
Alle genoemde gegevens worden geregistreerd in ons Auto Verhuur Systeem, deze gegevens worden maximaal 7 jaar bewaard, de wettelijke fiscale bewaartermijn.
Scan
Wij maken een scan van uw rijbewijs, paspoort of ID-kaart (indien van toepassing), adreslegitimatie en de huurovereenkomst, welke wordt opgeslagen in ons Auto Verhuur Systeem. Bij het scannen van uw rijbewijs, paspoort of ID-kaart maken wij gebruik van een masker, welke gevoelige informatie zoals uw BSN-nummer afschermt. Om onszelf ervan te verzekeren dat al onze medewerkers dit masker ook gebruiken, controleren wij al onze vestingen periodiek.
Wij zijn wettelijk verplicht om facturen 7 jaar te bewaren. Om ook aan te kunnen tonen wie de persoon is aan wie wij gefactureerd hebben, bewaren wij ook de scan van uw rijbewijs, paspoort of ID-kaart en adreslegitimatie gedurende deze periode. Na deze termijn worden de scans uit ons Auto Verhuur Systeem verwijderd. Alleen onze medewerkers hebben toegang tot uw gegevens, in ons intern Privacy beleid is omschreven hoe zij uw gegevens dienen te bewaken.
Papier
Op een aantal documenten worden uw gegevens (al dan niet gedeeltelijk) afgedrukt:
- Huurovereenkomst
- Factuur
- BPM-formulier
- Reserveringsformulier
De huurovereenkomst, de factuur en het BPM-formulier (indien van toepassing) worden 7 jaar bewaard vanwege de wettelijke fiscale bewaarplicht. Na 7 jaar worden deze documenten vernietigd. Wij maken hiervoor gebruik van vertrouwelijke archiefvernietiging, waarbij de documenten in een afgesloten container worden afgevoerd en vervolgens door de shredder gaan of worden verbrand.
Alle overige documenten worden zo min mogelijk geprint en per mail naar u gestuurd. Wanneer wij de documenten wel printen, dan bewaren wij deze ten minste tot het moment dat uw verhuurovereenkomst wordt afgewikkeld en vernietigen wij deze documenten met behulp van een papiervernietiger.
Nieuwsbrieven en aanbiedingen
Digitale nieuwsbrieven of aanbiedingen worden uitsluitend met uw (voorafgaande) toestemming verstuurd. Uiteraard kunt u deze toestemming ook weer intrekken.
Cameratoezicht
Al onze vestigingen zijn voorzien van beveiligingscamera’s welke beelden van zowel binnen als het buitenterrein vastleggen. Deze camera’s worden uitsluitend gebruikt ter beveiliging van onze eigendommen en ter preventie en vastlegging van criminele activiteiten. Camerabeelden worden maximaal 2 weken bewaard, waarna deze automatisch worden gewist. Indien noodzakelijk worden camerabeelden vrijgegeven aan de autoriteiten.
Social media
Köhler Autoverhuur maakt gebruikt van sociale netwerken zoals Facebook. Deze netwerken bieden de functionaliteit om publieke berichten of reacties op artikelen, commentaren of andere berichten te plaatsen. Het is belangrijk dat u zich ervan bewust bent dat door het plaatsen van een dergelijke reactie alle gegevens, inclusief eventuele persoonlijke of niet-persoonlijke gegevens met betrekking tot de reactie, onmiddellijk publiek worden en onder onze Privacy Policy vallen.
Wij behouden ons het recht voor om enige bijdrage of inhoud in een post naar eigen goeddunken te verwijderen.
Welke rechten heeft u?
U heeft op grond van de wet in ieder geval de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
- om een kopie en inzage te vragen in uw gegevens;
- om informatie te ontvangen over de verwerking van uw gegevens;
- om incorrecte gegevens te laten corrigeren;
- om onvolledige informatie compleet te maken, gezien de doeleinden waarvoor die worden verzameld en/of gebruikt;
- in bepaalde gevallen om uw gegevens te laten verwijderen;
- in bepaalde gevallen om uw gegevens te laten "beperken";
- in bepaalde gevallen om bezwaar te maken tegen het gebruik (de verwerking) van uw gegevens;
- om, als u toestemming heeft gegeven voor het gebruik van uw gegevens, die toestemming weer in te trekken. De intrekking geldt dan voor toekomstig gebruik van uw gegevens;
- als u de gegevens zelf hebt aangeleverd of wanneer gegevens door u zijn aangemaakt (bijvoorbeeld op basis van uw gebruik van onze dienst), en u daarvoor toestemming hebt gegeven of de gegevens nodig zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, en als de gegevens elektronisch worden verwerkt: om uw gegevens in een gestructureerd en gangbaar format mee te krijgen en, als dat technische mogelijk is, deze op die manier aan een andere partij over te laten dragen;
- een klacht in te dienen bij de bevoegde privacy-toezichthouder (dit kan de toezichthouder zijn in het land van uw gewone verblijfplaats, waar u uw werk verricht of waar de (gestelde) inbreuk wordt gemaakt op de privacywetgeving), in Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.
Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens die staan genoemd bij "Heeft u vragen of klachten?"
Het kan zijn dat wij in bepaalde gevallen het recht hebben om uw verzoek te weigeren. In dat geval zullen we toelichten waarom we het verzoek weigeren. Het kan zijn dat we de overeenkomst met u niet meer kunnen uitvoeren als we bepaalde gegevens niet van u hebben, dit zullen wij dan ook toelichten.
Van welke andere partijen ontvangen wij gegevens?
De meeste gegevens worden door u bij ons aangeleverd. In sommige gevallen ontvangen wij gegevens over u van derden.
Reisagenten, touroperators
Indien u uw reservering via een tussenpersoon zoals een reisagent, touroperator of broker plaatst, ontvangen wij de gegevens en een reisschema die u kenbaar heeft gemaakt aan uw tussenpersoon.
Informatieleveranciers
Wij maken gebruik van diverse informatieleveranciers. Een informatieleverancier helpt bedrijven onder meer bij het voorkomen van fraude en het beheersen van kredietrisico’s. Eén van de instrumenten die wij in dit kader gebruiken is de ID Check Box. Met behulp van dit apparaat controleren wij documenten op echtheid.
Elena, het Autoverhuur Waarschuwing Systeem (BOVAG)
Op basis van uw gegevens kunnen wij een signaal ontvangen van het “Autoverhuur Waarschuwing Systeem van de BOVAG. In dit geval kunnen wij geen reservering plaatsen en / of een auto aan u verhuren. Onze medewerkers op de vestigingen kunnen u geen informatie verstrekken over de reden van signalering.
Voor vragen kunt u rechtstreeks contact opnemen met de BOVAG. De afdeling Autoverhuur Ledenassociatie van BOVAG, Postbus 1100, 3980 DC Bunnik is verantwoordelijk voor de verwerking van deze gegevens in het Autoverhuur Waarschuwing Systeem. De persoonsgegevens van huurder of van de bestuurder worden in ieder geval opgenomen indien het voertuig niet wordt teruggebracht, er misdrijven of overtredingen met het voertuig worden gepleegd, er door toedoen of nalaten van de huurder of de bestuurder herhaaldelijk schade aan de auto wordt toegebracht en indien de huurprijs niet of niet tijdig wordt voldaan. Bij de BOVAG kunt u inlichtingen over verwerkte persoonsgegevens en de duur van de registratie opvragen en schriftelijk uw bezwaar kenbaar maken.
Aan wie geven wij uw gegevens door?
Wij gebruiken uw gegevens in principe alleen voor onszelf. Maar in de volgende gevallen kan het nodig zijn om uw gegevens door te geven aan anderen. Als de partijen aan wie wij uw gegevens doorgegeven ‘verwerker’ zijn, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. In deze overeenkomst wordt onder meer afgesproken hoe er om gegaan dient te worden met uw gegevens, bijvoorbeeld dat uw gegevens uitsluitend worden gebruikt voor het doel waarvoor u uw gegevens aan ons heeft verstrekt.
Bekeuring
Rijdt u tijdens uw verhuring een bekeuring? Dan kunnen wij de bekeuring “vrijwaren”. Dit houdt in dat wij uw gegevens (naam, adres en huurinformatie) doorgeven aan het CJIB. U ontvangt dan rechtstreeks van het CJIB de bekeuring. Bij gemeentelijke bekeuringen zoals parkeerboetes, overtredingen op lokale wegen, etc. worden dezelfde gegevens doorgegeven aan de betreffende gemeente.
Schade
Als er schade is ontstaan aan het gehuurde voertuig of als u met uw huurauto schade heeft berokkend aan derden, dan geven wij uw gegevens door aan onze verzekeringsmaatschappij en eventueel de verzekeringsmaatschappij van de andere partij. Als u niet meer verder kunt rijden met de huurauto, dan geven wij uw gegevens (naam, telefoonnummer en locatie) door aan een bergingsbedrijf zodat de huurauto afgesleept kan worden.
Elena; Autoverhuur Waarschuwing Systeem (BOVAG)
Uw gegevens kunnen worden opgenomen in het Autoverhuur Waarschuwing Systeem. Voor meer informatie over Elena verwijzen wij u naar de informatie onder het kopje ‘Welke gegevens ontvangen wij van derden?’.
Incassobureau
Indien u na facturatie en aanmaning de verschuldigde bedragen niet betaald, zijn wij helaas genoodzaakt uw dossier uit handen te geven. Wij schakelen dan een incassobureau in dat probeert om in contact met u te komen om afspraken met u te maken over uw betaling, dan wel het gerechtelijke traject opstart. Het incassobureau ontvangt een dossier met uw huurovereenkomst en factuur waar tevens uw persoonsgegevens op vermeld zijn. Wanneer noodzakelijk zal ook gevoerde correspondentie en/of telefoonverslagen worden overhandigd aan het incassobureau.
Hulpverleners
Mocht u onderweg door een technisch mankement en / of ongeval niet meer verder kunnen rijden met onze huurauto, dan schakelen wij een hulpverlener in. Wij werken op dit gebied samen met diverse hulpverleners en delen (uitsluitend indien dit nodig is) uw naam, telefoonnummer, locatie en het kenteken van het door u gehuurde voertuig met hen. Heeft u vervangend vervoer nodig, dan zal dit door één van onze vestigingen of externe partners geregeld worden. Ook bij deze externe partners geldt; wij delen uitsluitend informatie met hen die zij nodig hebben om u weer snel op weg te helpen.
Overheidsinstanties
Uw gegevens kunnen doorgegeven worden aan overheidsinstanties zoals de politie, hulpdiensten, etc. In sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht om informatie door te geven en hoeven of mogen wij u hier niet over informeren. In andere gevallen zullen wij uw informatie uitsluitend met hulpdiensten communiceren als dat noodzakelijk is (bijvoorbeeld bij een ongeval met onze huurauto).
Website
Onze website is ontwikkeld en wordt onderhouden door een partner die zich gespecialiseerd heeft in het bouwen van websites. Wanneer u een voorlopige reservering op onze website plaatst, dan ontvangen wij deze gegevens digitaal via deze partner. Na het digitaal ontvangen van uw voorlopige reservering nemen wij telefonisch contact met u op om vervolgens uw reservering definitief te maken en deze dan in te voeren in ons Auto Verhuur Systeem.
Overige
Wij behouden ons het recht voor om partners en leveranciers om andere redenen dan genoemd in te schakelen. Uw gegevens worden uitsluitend met hen gedeeld indien dit strikt noodzakelijk is en / of om uw verhuurperiode vloeiend te laten verlopen.
Datalekken
Wanneer er sprake is van een datalek met mogelijke risico’s voor de betrokken persoon dient dit binnen 72 uur na ontdekking van het lek, gemeld te worden bij Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkene zelf. Hoe onze medewerkers dienen te handelen bij een datalek, hebben wij omschreven in ons datalekprotocol. Dit interne beleid sluit aan op de regelgeving van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Cookies
Cookies zijn kleine bestanden die uw voorkeuren tijdens het surfen onthouden en opslaan op uw computer. Een cookie slaat geen naam, adres, of andere persoonlijke gegevens op. Ze onthouden alleen uw voorkeuren en uw interesses op basis van uw surfgedrag. Onze website maakt gebruik van Google Analytics, die cookies en andere soortgelijke technologieën (bijv. Pixeltags) gebruikt om informatie over websitegebruik anoniem te verzamelen en trends te rapporteren, zonder deze bezoekers te identificeren.
Beveiliging
We nemen commercieel redelijke maatregelen om uw persoonlijke gegevens tegen verlies, diefstal, misbruik, wijziging, vernietiging en openbaarmaking te beschermen, waaronder;
- Een intern Privacy Beleid, waarin beschreven wordt hoe onze medewerkers met persoonlijke gegevens om dienen te gaan. Dit beleid wordt periodiek onderworpen aan audits en indien nodig herzien.
- Papierversnipperaars
- Digitale veiligheidsmaatregelen om tijdens overdrachten uw gegevens te beschermen zoals SSL encryptie voor de gegevens die u achterlaat op onze website.
We proberen een evenwicht te vinden tussen de veiligheid van uw gegevens en uw gemak. Hierdoor kunnen we soms gebruik maken van een communicatiemethode die minder veilig is dan een minder gemakkelijk alternatief.
Wij sturen u bijvoorbeeld e-mails in onversleutelde vorm (direct leesbaar), omdat veel van onze klanten niet in staat zijn om toegang te krijgen tot versleutelde (gecodeerde) e-mail. Dit betekent dat onze e-mails, indien ze verkeerd verzonden of onderschept worden, gemakkelijker te lezen zijn dan versleutelde e-mails. Om deze reden adviseren wij u om nooit vertrouwelijke informatie, zoals uw creditcardnummer of wachtwoorden, in een e-mail naar ons te sturen.
Heeft u vragen of klachten?
Als u vragen of klachten heeft over het gebruik van uw gegevens of over deze privacyverklaring kunt u contact opnemen met:
Köhler Autoverhuur B.V.
Binckhorstlaan 130
2516 BE Den Haag
Telefoonnummer: (070) 3809094
Email:
